Politique interne sur la protection des renseignements personnels
Introduction:
La présente politique interne sur la protection des renseignements personnels vise à établir les lignes directrices et les pratiques de Soleva pour se conformer à la Loi 25, qui vise à protéger la vie privée des Québécois. Cette politique s'applique à tous les employés, consultants, contractuels et tiers ayant accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions au sein de Soleva.
1. Définitions:
1.1 Renseignement personnel: Un renseignement personnel, conformément à la Loi 25, désigne toute information concernant une personne physique et permettant de l'identifier. Cela inclut, mais n'est pas limité à, son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse électronique, son numéro d'assurance sociale, ses préférences personnelles, ses habitudes de consommation, ses antécédents financiers, ainsi que toute autre information qui permettrait de l'identifier directement ou indirectement.
2. Collecte et utilisation des renseignements personnels:
2.1 Objectifs de la collecte: Soleva s’engage à collecter uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins légitimes de ses activités. Étant une entreprise qui intervient dans à plusieurs niveaux dans les organisations, les renseignements personnels collectés sont nécessaires pour les activités de recrutement, d'embauche, de gestion des dossiers employés, de rémunération, d'évaluation de la performance, de formation et de développement professionnel et développement organisationnel ainsi que pour la conformité aux lois et réglementations en vigueur. De plus, ces données peuvent être utilisées pour la communication interne, les relations avec les employés, et pour d'autres besoins liés à l'administration et au fonctionnement de l'entreprise. Toute collecte de renseignements personnels se fait dans le respect de la vie privée et conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Avant de collecter des renseignements personnels, l'objectif sera précisé de cette collecte.
2.2 Consentement: Le consentement éclairé, libre et spécifique des personnes concernées sera obtenu avant de collecter, utiliser ou divulguer leurs renseignements personnels, à moins que la loi ne l'exige ou ne le permette autrement.
2.3 Utilisation des renseignements personnels: Soleva n’utilisera les renseignements personnels que dans la mesure nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été collectés, sauf si la personne concernée y consent autrement ou si la loi l'exige ou le permet autrement.
2.4 Conservation des renseignements personnels: Soleva conservera les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été collectés, conformément à la Loi 25. Lorsque ces renseignements ne sont plus nécessaires, ils seront détruit de manière sécurisée.
3. Protection des renseignements personnels:
3.1 Sécurité des renseignements personnels: Soleva mettra en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisée. Ces mesures de sécurité incluront, sans s'y limiter, des contrôles d'accès, des pares-feux, des procédures de sauvegarde régulières et la sensibilisation du personnel à la sécurité des renseignements personnels.
3.2 Accès restreint aux renseignements personnels: L'accès aux renseignements personnels sera limité aux employés, consultants, contractuels et tiers qui en ont besoin pour l'exécution de leurs fonctions et qui ont été formés sur les obligations en matière de protection des renseignements personnels. L'accès aux renseignements personnels sera accordé sur la base du principe du "besoin de connaître".
3.3 Divulgation des renseignements personnels: Les renseignements personnels ne seront divulgués qu'à des tiers dans les cas prévus par la loi ou avec le consentement de la personne concernée, sauf si la loi l'exige ou le permet autrement.
4. Conservation et distribution des renseignements personnels:
4.1 Conservation des renseignements personnels: Soleva conservera les renseignements personnels conformément aux exigences légales applicables, notamment la Loi 25. Les mesures seront prises pour garantir que les renseignements personnels sont conservés de manière sécurisée et protégés contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisée.
5. Rôles et responsabilités:
5.1 Responsable de la protection des renseignements personnels: Soleva a nommé une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein l’entreprise. Cette personne est chargée de s'assurer de la conformité à la Loi 25 et de traiter les questions et les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.
5.2 Employés, consultants, contractuels et tiers: Tous les employés, consultants, contractuels et tiers auront la responsabilité de se conformer à cette politique et aux procédures connexes. Ils doivent protéger les renseignements personnels auxquels ils ont accès dans le cadre de leurs fonctions et signaler tout incident de sécurité ou toute violation potentielle de la politique.
6. Traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels:
Un processus interne a été mis en place pour recevoir, enquêter et résoudre les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels. Les plaintes seront traitées de manière confidentielle et diligente, conformément aux exigences légales.
Veuillez noter que cette politique peut être sujette à des modifications ultérieures. Dans ce cas, la date des modifications sera clairement indiquée pour assurer la transparence et informer toutes personnes concernées.
Conclusion:
La protection des renseignements personnels est une préoccupation majeure pour Soleva. On s’engage à respecter les droits des personnes concernées et à mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger leurs renseignements personnels. La présente politique interne constitue le cadre de référence pour toutes les activités liées aux renseignements personnels au sein de Soleva, conformément à la Loi 25.
Mise en vigueur : Mai 2024
